Dieser Leitfaden richtet sich an E-Commerce-Unternehmen, die online über Webshops oder auf Marktplätzen an polnische Verbraucher verkaufen.
MwSt. Standard Satz
Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Polen im Jahr 2023 beträgt 23%.
MwSt. Reduzierter Satz
8%
Für bestimmte Produkte und Dienstleistungen gilt der reduzierte Satz einschließlich: Bau, Renovierung, Modernisierung, Energieeffizienz oder Umbau von Gebäuden oder Teilen davon, die in der Agenda für den Bau von Sozialwohnungen enthalten sind
5%
Umfasst Grundnahrungsmittel (z. B. Brot, Milchprodukte, Fleischzubereitungen, Zubereitungen aus Getreide, Mehl, Grütze, Nudeln, Saft) und gedruckte Bücher sowie auf Datenträgern, Bändern oder anderen physischen Medien und Fachzeitschriften.
Siehe die Zusammenfassung der EU-Mehrwertsteuersätze
Schwellenwerte
Ab dem 1. Juli 2021 wurden die Fernabsatzschwellen aufgehoben und durch eine einheitliche Schwelle von 10,000€ für alle EU-Mitglieder ersetzt.
Mit anderen Worten, Unternehmen, deren steuerpflichtiger grenzüberschreitender Jahresumsatz über 10,000€ liegt, sollten die Mehrwertsteuer zum Mehrwertsteuersatz des Wohnsitzlandes des Kunden erheben.
Siehe die Zusammenfassung der EU-Mehrwertsteuersätze.
Abzugsfähige Mehrwertsteuer
Wenn Waren oder Dienstleistungen zur Herstellung steuerpflichtiger Lieferungen in Polen verwendet würden, könnte die Mehrwertsteuer in Vorrechnungen gutgeschrieben werden. Beispiele beinhalten:
- Bei der Zollabfertigung mit Ihrer EORI-Nummer gezahlte Mehrwertsteuer;
- Mehrwertsteuer gezahlt an polnische Lieferanten.
Registrierungsverfahren
Wenn ein Unternehmen zur Registrierung verpflichtet ist, müssen die Eigentümer ein MwSt.-Registrierungsformular zusammen mit den entsprechenden Unterlagen ausfüllen und einreichen:
- Gründungsurkunde;
- Handelsregisterauszug;
- Bescheinigung;
- Satzung;
- Eine Erklärung der wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens in Polen;
- Ein Bankausweis;
- Wenn das Unternehmen einen lokalen Steuerberater oder Steuerbeamten ernennt, dann ein Vollmachtsschreiben oder eine Vollmacht.
Alle Dokumente sollten in die polnische Sprache übersetzt werden.
Die gemeinschaftsinterne MwSt.-Identifikationsnummer sollte unter gesonderter Beantragung erhalten werden.
Steuervertreter
Außerhalb der Europäischen Union ansässige steuerpflichtige Unternehmen sind verpflichtet, Fiskalvertreter zu ernennen, um alle Formalitäten im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuerregistrierung und -ausfüllung zu erledigen.
Aufzeichnungen führen
Aufzeichnungen über durchgeführte Transaktionen müssen aufbewahrt werden, um die Richtigkeit von Steuererklärungen und Zahlungen zu überprüfen. Die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen beträgt zehn Jahre.
Datum der Zahlung der MwSt
Die fällige Mehrwertsteuer muss vor dem 7. Tag des auf den Zeitraum folgenden Monats gezahlt werden.
Einreichung der MwSt.-Erklärung
MwSt.-Erklärungen und Zahlungen werden entweder monatlich oder vierteljährlich eingereicht – spätestens am 25. des Monats, der auf den Berichtszeitraum folgt. Darüber hinaus sind alle Mehrwertsteuerpflichtigen (mit Ausnahme der Steuerbefreiung) verpflichtet, bis zum 25. des Folgemonats monatlich SAFT einzureichen, auch wenn sie vierteljährliche Steuererklärungen einreichen.
E-Rechnung in Polen
Polen führt die obligatorische elektronische Rechnungsstellung schrittweise ein, die vollständige Umsetzung ist für 2026 geplant.
Zeitplan:
- Januar 2022: Die freiwillige elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich begann in Polen mit der Einführung „strukturierter“ Rechnungen.
- 1. Februar 2026: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle kommerziellen Transaktionen (B2G und B2B) für große Steuerzahler mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen PLN.
- 1. April 2026: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung für alle Steuerzahler. Allerdings sind Business-to-Consumer-Transaktionen (B2C) von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen.
Das Herzstück des polnischen elektronischen Rechnungsstellungssystems ist das KSeF (Krajowy System e-Faktur). Dies ist eine staatlich betriebene Plattform, die den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen abwickelt. Alle elektronischen Rechnungen müssen über dieses System übermittelt werden.
Für Nichtansässige besteht derzeit keine Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen, dies kann sich jedoch in Zukunft ändern. Wir behalten die Gesetzesänderungen im Auge.